Enterprise Resource Planning (ERP SYSTEM)

July 28, 2017



ERP? Apakah yang dimaksud dengan sistem ERP pada perusahaan? Kalian mungkin pernah mendengarnya sekilas saja. Program yang paling terkenal untuk sistem ERP adalah SAP. Untuk pengertian sederhananya, ERP itu adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memudahkan proses integrasi data dari berbagai departemen dalam sebuah organisasi/ perusahaan. Contohnya misal, sebuah perusahaan memiliki beberapa tempat operasional dengan divisi yang berbeda-beda. Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, ada kemungkinan terjadinya lack of communication. Bagian Sales menerima order, tetapi apakah stock itu tersedia atau tidak, tanpa adanya sistem yang ter-integrasi langsung, cukup sulit mengetahui jumlah stock secara pasti.

Sejarah ERP
Sebelum kita masuk ke pembahasan lebih lanjut, serta kekurangan dan kelebihannya, ada baiknya untuk mengetahui sejarah terbentuknya sistem ERP. Sistem ERP merupakan pengembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), dimana MRP II itu sendiri merupakan evolusi dari Material Resource Planning (MRP I) sehingga dapat dikatakan sistem ERP mencakup isi dari Material Resource Planning maupun Manufacturing Resource Planning. Kalau kalian anak Industri pasti udah familiar banget sama yang namanya Material Resource Planning kan? Well, tetapi sebenarnya tahapan pengembangannya cukup panjang. Hal ini dimulai semenjak adanya Inventory dalam melakukan Bussiness Management karena perusahaan-perusahaan merasakan adanya perkembangan yang sangat positif untuk menekan biaya-biaya tidak perlu, misal stock yang berlebihan/ biaya kompensasi karena terjadi stock out. Untuk perubahan dari tahun ke tahun dapat dilihat pada Gambar perkembangan sistem ERP.

Perkembangan Sistem ERP
Fungsi Utama
Beberapa fungsi utama sistem ERP menurut saya pribadi adalah sebagai berikut:
  • Menghindari Inkonsistensi Data
  • Mendapatkan data secara real time dan akurat
  • Mempermudah koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi
  • Komunikasi yang baik antara internal perusahaan, vendor, dan/ atau customer dapat dicapai
  • Memudahkan analisis menggunakan report yang telah tersedia oleh sistem/ custom report sehingga untuk membuat laporan tidak membutuhkan waktu yang lama
  • Efisiensi dan efektivitas dapat tercapai
  • Dan sebagainya

ERP bikin ribet input data!
Ya, benar! ERP memang membuat kita harus selalu meng-input segala sesuai agar semua data menjadi update dan informasi yang terdapat pada sistem dapat digunakan semaksimal mungkin. ERP untuk Admin/ siapapun yang melakukan input ke dalam sistem cukup merepokan dan terkesan, hanya menambah-nambah pekerjaan, karena semakin lengkap report/ laporan yang ingin di analisis, semakin banyak pula data yang harus di input.

Apa bagusnya sih pake ERP?
  • Data terintegrasi dengan baik. Data yang muncul pada user A akan sama dengan data yang muncul pada user B. Di akses dari siapa saja dan dimana saja data yang terdapat pada sistem adalah sama.
  • Kecurangan/ Korupsi oleh pegawai dapat diminimalisir. Semua transaksi di ERP sistem dapat di-track sehingga nilai value yang janggal dapat dengan mudah ditelusuri, terutama karena adanya keterbatasan akses untuk user tertentu.
  • Report harian/ mingguan/ bulanan/ tahunan/ conditional dapat dengan mudah didapatkan sehingga tidak memerlukan waktu lama untuk mengolah data agar dapat di analisis.
  • Financial Accounting sangat terbantu dengan adanya ERP. Seluruh pembayaran, cost, pembelian, aset, dsb dapat di control dan tidak perlu melakukan pencatatan secara manual. Hanya dibutuhkan setup Account di awal maka seluruh transaksi yang ada pada sistem akan secara otomatus masuk ke dalam akun-akun yang sesuai dengan setup. Bagian Finance/ Accounting dapat dengan mudah dan cepat memeriksa dan menganalisis buku besar/ chart of account serta journal-journal yang terbentuk.
  • Pada ERP terdapat pula Tools-tools tambahan yang dapat mempermudah pekerjaan. Misalnya, tools untuk melakukan Planning MPS/ MRP, tools untuk menghitung perkiraan delievery date jika stock out sesuai dengan bom, routing, dan lead time yang telah di setup sebelumnya, perhitungan depreciation secara otomatis menggunakan berbagai metode, dan sebagainya.
  • Serta keuntungan-keuntungan lain.

Kekurangan ERP?
  • Harga tergolong cukup mahal
  • Pencarian ERP system yang cocok untuk perusahaan terbilang tidak mudah karena misal, perusahaan middle belum tentu cocok menggunakan ERP yang ditujukan untuk enterprise/ huge company. Jadi bukan berarti yang paling mahal/ brand-nya sudah di kenal maka itu yang terbaik.
  • Itikad dan kerja keras diperlukan untuk menyukseskan implementasi. Baik User, Project Leader, Management, maupun Consultant.
  • Dituntut kedisiplinan tinggi agar user dapat meng-input data sesuai dengan kenyataan dan tepat waktu (tidak pending terlalu lama). Jika data salah maka Report dsb akan salah pula.
  • Mentalitas perubahan diperlukan untuk meminimalisir Custom yang tidak perlu dan menimbulkan efek "Hanya memindahkan sistem lama ke sistem baru". Selama ada step yang bisa di "simplify", kenapa tidak?

Contoh penggunaan ERP System di perusahaan
Terdapat permintaan barang dari Customer. Bagian Sales akan membuat Sales Order. Ternyata ketika di cek stock barang tidak ada. Bagian Sales dapat menggunakan fungsi untuk menghitung perkiraan Delivery Date maka mereka akan memberitahu Customer bahwa perkiraan barang dapat dikirim adalah tanggal X. 
Selanjutnya bagian PPIC akan melakukan fungsi Planning dimana Sales Order yang tadi dibuat akan otomatis masuk ke dalam hasil Planning bahwa barang butuh untuk di produksi, berikut dengan bahan-bahan yang dibutuhkan. 
Selanjutnya PPIC akan membuatkan Request sesuai dengan suggestion bahan-bahan yang dibutuhkan tersebut kepada bagian Purchasing dengan menyertakan Expected Receipt, yaitu waktu barang tersebut harus diterima. 
Bagian Purchasing akan me-review dan akan membuatkan Purchase Order dari Request tersebut. Selanjutnya jika barang tersebut sudah sampai, bagian gudang akan melakukan penerimaan barang dengan melakukan input pula pada sistem, yaitu post receipt. Jika sudah maka barang tersebut telah sampai digudang yang selanjutnya dapat digunakan oleh bagian produksi. 
Bagian produksi akan melakukan pembuatan untuk barang/ WIP barang yang telah dipesan. Selanjutnya bagian produksi akan melakukan input pada sistem untuk melaporkan hasil barang jadi maupun bahan-bahan yang telah digunakan. Jika barang Finished Good yang awalnya dipesan tadi sudah selesai maka bagian gudang akan berkoordinasi dengan bagian sales dalam melakukan pengiriman delievery kepada customer. 
Bagian Accounting akan membuatkan Invoice terkait dengan Delievery tersebut. Selanjutnya jika Customer sudah membayar maka bagian kasir akan melakukan input voucher terkait dengan pembayaran dan Apply ke Invoice yang dimaksud. Dan jika invoice dari vendor telah sampai maka bagian Accounting akan membuatkan Invoice terkait dengan Receiving barang yang diterima. Dan bagian Kasir akan melakukan pembayaran kepada Vendor. Seluruh transaksi tersebut secara otomatis akan masuk ke dalam Akun G/L (General Ledger) yang telah disetup sebelumnya sehingga bagian akuntansi dapat dengan mudah mengetahui saldo-saldo dari tiap akun yang terbentuk.

Seluruh kegiatan tersebut dapat terjalin dengan mudah karena system me-record seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan sehingga penarikan data akan dapat lebih mudah dilakukan tanpa memelurkan banyak Effort dalam "komunikasi" dan pencarian data hardcopy. Tidak perlu mencari pada tumpukan dokumen. Jika sistem arsip rapi mungkin masih tidak masalah, tetap jika arsip sampai beribu-ribu mungkin sudah seperti mencari jarum dalam tumpukan jerami, hehe.

Demikian Sharing yang dapat Saya berikan. Jika terdapat kekurangan mohon maaf :)


Powered by Blogger.